A gestão de frotas é cheia de desafios para muitos gestores. Porém, alguns fatores auxiliam bastante para que tudo corra como planejado e todos cumpram suas funções com excelência e dedicação. A criação de políticas de frotas é um deles!
No texto a seguir, explicaremos esse conceito e apresentaremos dicas de como criar esse documento e divulgá-lo. Dessa forma, todos os colaboradores estarão cientes de suas responsabilidades. Confira!
Trata-se de um documento importante, que define e regulamenta vários aspectos em relação aos veículos que compõem a frota empresarial. Além disso, inclui a utilização, a frequência de manutenção e a contratação de fornecedores de serviços e peças. Por meio dele, o gestor consegue ter suporte na realização das atividades e na tomada de decisão. Ademais, a empresa consegue se beneficiar de diversas formas, como:
O primeiro passo para criar uma política de frotas eficiente é considerar todos os pilares que fundamentam essa gestão. Sendo assim, é necessário promover uma organização que garanta o sucesso desse tipo de regulamento.
Para obter total controle da frota, defina alguns tópicos, como:
Estabeleça um padrão de operação a ser seguido pelos funcionários responsáveis pelo manuseio de cada veículo. Isso evita que alguns problemas como desvio de função e sobrecarga de trabalho aconteçam, gerando transtornos e prejuízos à empresa.
Faça um monitoramento na utilização da frota. Essa atitude ajuda a avaliar o desempenho dos motoristas e a identificar qualquer desvio não previsto ou possíveis atrasos. Além do mais, possibilita uma tomada de decisão mais ágil.
Para elaborar uma política eficaz, o ideal é envolver os profissionais ligados à gestão de frotas. Desse modo, eles ajudarão na criação das diretrizes e do documento. Além de trazerem contribuições sobre como funciona a rotina na prática, saberão o seu papel dentro do fluxo de trabalho.
Procure criar uma política transparente, adicionando regras claras, objetivas e de fácil interpretação. Evite o excesso de informações ou termos contraditórios, facilitando o entendimento de todos que farão uso dessa cartilha.
Certifique-se de que todas as informações necessárias para o cumprimento correto da regra estejam no documento. Com isso, você evitará transtornos com motoristas e outros funcionários, caso queiram tomar decisões por conta própria por falta de entendimento a respeito do que ficou definido.
Para que as regras sejam seguidas assiduamente, é importante que todos conheçam as normas estabelecidas nas políticas de frotas. Portanto, garanta que as informações sejam entregues aos setores que compõem a empresa. Algumas medidas podem ser tomadas para facilitar a divulgação, tais como:
Outro modo interessante de garantir que todos cumpram as normas é oferecer treinamentos baseados nas regras. Assim, pode-se facilitar o aprendizado e mostrar, na prática, como os envolvidos devem proceder diante das situações expostas.
Procure se manter atualizado a fim de aprimorar suas metodologias, sempre pensando em cenários futuros. Se for necessário, faça mudanças e atualizações nas políticas de frotas da companhia. Uma simples modificação — como no aumento da frota — já é suficiente para mudar o modelo atual. Consequentemente, isso resultará em uma necessidade de readequação das normas que estão em vigor.
É importante lembrar que, sempre que houver alguma alteração no documento, deve-se informar todos os envolvidos sobre as mudanças efetuadas, garantindo o cumprimento das novas medidas.
Viu como fica mais fácil construir políticas de frotas com eficiência ao seguir alguns passos? Trabalhando com transparência, tanto na criação quanto na divulgação das normas, todos terão acesso a elas e facilidade em cumpri-las.
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